Проектное обследование

Проектное обследование – это работа руководителя проекта (экономиста-аналитика) на предприятии Заказчика с целью изучения существующих на нем бизнес-процессов и документооборота, детального определения требований к автоматизированной системе и разработки проектной документации.

Задачи проектного обследования:

• изучение бизнес-процессов организации Заказчика и определение необходимости их изменения, в случае неэффективности модификации под них программных продуктов;
• определение соответствия существующих и перспективных бизнес-процессов предприятия Заказчика их моделям в программах на платформе "1С:Предприятие 8".
• определение и оценка осуществимости пожеланий Заказчика по автоматизации управления предприятием, выработка рекомендаций по архитектуре будущей информационной системы и модификации программного продукта "1С:Предприятие 8";
• определение особенностей финансово-хозяйственной деятельности предприятия Заказчика;
• оценка уровня подготовленности персонала Заказчика к освоению нового программного обеспечения для подготовки планов обучения;
• определение видов учета и бизнес-процессов предприятия Заказчика, подлежащих автоматизации (определение границ автоматизации);
• подготовка предложений Заказчику по объему, этапам и предварительным срокам выполнения работ по внедрению системы "1С:Предприятие 8" на предприятии Заказчика;
• оценка возможных рисков предстоящих проектных работ и выработка рекомендаций по их минимизации;
• расчет бюджета проекта;
• создание отчета о проведенном обследовании.

Порядок проведения обследования.

Обследование предприятия Заказчика проводится в 4 этапа:

1-й этап – подготовительный (проведение экспресс-диагностики, заключение договора, подготовка сопутствующих документов, поступление оплаты, согласование календарного плана обследования);

2-й этап - исследовательская работа руководителя проекта (экономиста-аналитика) на предприятии Заказчика.

3-й этап – анализ полученных данных и создание проектной документации, определение видов необходимых работ, их качества, объемов и стоимости.

4-й этап – согласование с Заказчиком проектной документации, отчета о результатах обследования и их утверждение.

В ходе подготовительного этапа решаются следующие задачи:

• проводится экспресс-диагностика предприятия Заказчика для определения масштаба и глубины предстоящего обследования, а также его продолжительности и стоимости;
• между Исполнителем и Заказчиком заключается Договор на проведение работ по проектному обследованию объекта автоматизации;
• Исполнитель выставляет счет, а Заказчик оплачивает работы;
• Исполнитель и Заказчик издают приказы по компании об организации работ;
• Исполнитель формирует команду специалистов для проведения работ, а Заказчик – ответственных за взаимодействие в ходе работ;
• Исполнитель составляет согласованный с Заказчиком "Календарный план проведения обследования", получает от Заказчика информацию и документы, необходимые для начала обследования.

На этапе исследовательской работы в организации Заказчика экономистом- аналитиком детально изучаются требования ключевых сотрудников к функционалу, бизнес-процессы и документооборот предприятия. При этом решаются следующие основные задачи:

• согласование с ключевыми сотрудниками Заказчика их требований к будущей информационной системе;
• получение от Заказчика всех документов, необходимых для анализа деятельности предприятия;
• выявление всех особенностей и отклонений в бизнес-процессах, учетной и отчетной политике предприятия Заказчика от аналогичных процессов, реализованных в типовой конфигурации программного продукта;
• анализ этих отклонений и подготовка рекомендаций по модификации программного продукта, используемого в автоматизированной системе Заказчика или изменению бизнес-процессов предприятия.

При проведении исследовательской работы бизнес аналитик использует следующие методики:

• анкетирование;
• интервьюирование сотрудников Заказчика;
• наблюдение за работой сотрудников (при необходимости).

На этапе создания проектной документации и описания предметной области проекта определяется перечень необходимых работ и услуг, рассчитывается их стоимость и длительность. Начинается он с анализа информации, документов и материалов, полученных от Заказчика и выявленных в процессе обследования, и продолжается в течение всего периода исследовательской работы.

Результат этапа - отчет об обследовании предприятия в письменном виде с приложениями, в котором отражается:

1. перечень необходимого программного обеспечения для создания будущей автоматизированной системы;
2. рекомендации по модернизации существующего аппаратного и сетевого оборудования предприятия;
3. рекомендации по оптимизации организационной структуры, бизнес-процессов и документооборота предприятия;
4. рекомендации по подготовке к внедрению новой автоматизированной системы;
5. перечень требований Заказчика к будущей информационной системе;
6. перечень необходимых доработок программного продукта и Техническое задание в соответствии с ГОСТ 34.602-89;
7. описание работ по Проекту с разбивкой на этапы с учетом приоритетности внедрения;
8. программа обучения сотрудников предприятия;
9. бюджет и расписание Проекта.

После оформления и утверждения отчета руководителем компании Исполнителя он представляется Заказчику для согласования с руководителем проекта со стороны Заказчика (ответственным лицом) и утверждения руководителем предприятия.

Таким образом, создается основа для реализации проекта – его документация, план и бюджет.