Что нужно знать о внедрении 1С: формируем команду заказчика и исполнителя

Внедрение 1С требует комплексного подхода и слаженной работы команды заказчика и исполнителя. Важно, чтобы участники обладали не только профессиональными навыками, но и умением эффективно взаимодействовать и контролировать процесс. Из кого состоит команда заказчика и исполнителя, и какие задачи перед ними стоят, читайте в нашей статье.

Из кого состоит команда заказчика:

1. Куратор — представитель руководства, участвующий в принятии ключевых решений, согласовании бюджета и сроков, контроле соответствия проекта стратегическим целям компании. Чаще всего это собственник или директор, обладающий необходимыми полномочиями для организации сотрудников компании.

2. Руководитель проекта — занимается общей координацией проекта, контролирует занятость сотрудников компании на проекте, контролирует сроки и бюджет. Это, как правило, сотрудник уполномоченный принимать значимые решения по проекту. Это сотрудник, хорошо знающий бизнес-процессы компании и авторитетен среди коллег. Эта роль определяется в начале проекта и фиксируется документально в уставе проекта. Руководитель проекта должен активно взаимодействовать с ключевыми сотрудниками и иметь достаточно времени. Работа по проекту занимает 30-50% его рабочего времени.

3. IT-специалист - выбирает конфигурацию системы, настраивает параметры, обеспечивает совместимость и решает технические проблемы. На начальном этапе он обсуждает серверную и сетевую системы с администратором для оптимальной работы.

4. Ответственные по блокам - руководители отделов и инициативные сотрудники, хорошо знающие бизнес-процессы, которые требуют автоматизации.
Они проводят обсуждения с сотрудниками для определения оптимальной настройки программы. Информация фиксируется в отчете о предпроектном обследовании с предложениями по улучшению. Количественный состав ответственных по блокам определяется в зависимости от границ проекта и масштаба компании. По нашему опыту ведения проектов, ответственными за подсистемы могут быть следующие сотрудники компании заказчика:

• Коммерческий директор – отвечает за внедрение блоков, связанных с разработкой коммерческой стратегии, управлением продажами, маркетинговая деятельность (Продажи, Ценообразование (скидки, акции, наценки), Финансовый мониторинг и контроль)
• Финансовый директор – отвечает за внедрение блоков, связанных с финансами и финансовым планированием (Бюджетирование, Финансовое Планирование, Финансовый мониторинг и контроль)
• Руководитель отдела продаж – отвечает за внедрение блоков, связанных с продажами, работой отдела продаж, CRM, Продажи, Расчеты заказов, Контроль оплат покупателями/ с поставщиками, Бонусная программа менеджеров, План продаж отдела продаж)
• Ответственный за снабжение - отвечает за внедрение блоков, связанных с закупками материалов для производства/ ведения хозяйственной деятельности (Закупки, Взаимодействие с поставщиками, Расчеты с поставщиками, Работа с браком поставок)
• Начальник склада - отвечает за внедрение блоков, связанных с логистикой и работой склада (Складские перемещения, Контроль остатков на складе, Инвентаризация, Прием/Отгрузка готовой продукции, ОТК)
• Начальник производства - отвечает за внедрение блоков, связанных с планирование и управлением производством (Планирование операций по рабочим центрам, Формирование сменно-суточных заданий, АРМ Исполнителей на производстве)
• Технолог - отвечает за внедрение блоков, связанных с контролем за процессами разработки/производства (Ресурсные спецификации, Технологические карты, Нормирование производственных операций, Технологические цепочки)
• Начальник отдела доставки - отвечает за внедрение блоков, связанных с организацией доставки продукции заказчику ( Доставка, Маршрутные листы, Курьерская служба, Работа с претензиями по доставке)
• Главный бухгалтер - отвечает за внедрение блоков, связанных с регламентным (бухгалтерским) учетом (Статьи затрат, Регламентная отчетность, Анализ деятельности предприятия)
• Начальник отдела кадров - отвечает за внедрение блоков, связанных кадровым учетом, расчетом зарплаты (Прием/увольнение сотрудников, Переводы сотрудников, Больничные листы, Воинский учет)

Из кого состоит команда исполнителя:

1. Руководитель проекта
2. Менеджер проекта
3. Консультанты-методисты
4. Программисты-разработчики

1. Руководитель проекта на начальном этапе расскажет порядок ведения проекта, из каких этапов оно состоит, какие регламенты применяются, и ответит на вопросы, возникающие у заказчика. Руководит проведением предпроектного обследования по каждому из этапов, согласовывая итоговый вариант документов с ответственными лицами. В процессе внедрения, руководитель проекта организовывает и контролирует работы по каждому этапу, управляет всей командой внедрения, взаимодействует с ответственными за внедрение со стороны заказчика.

Обязанности руководителя проекта:

До начала проекта:

• Презентация проекта, выбор основного ПО для внедрения
• Ответы на вопросы, возникающие при обсуждении предпроектного обследования
• Расчет стоимости предпроектного обследования
• Разработка и контроль предпроектного обследования: определяет этапы внедрения 1С, необходимые ресурсы и бюджет, утверждает весь комплект документов;
• Создание, проверка, коррекция и сдача документации по предпроектному обследованию (Отчет о предпроектном обследовании, Список исключений, Документооборот и бизнес-процессы, Калькуляция внедрения, План-график внедрения)

Во время работы на проекте:

• Организация работы команды: распределение задач и сроков их выполнения;
• Контроль соответствия выполняемых работ методологии внедрения;
• Взаимодействие с заказчиком: обсуждение требований к системе, уточнение изменений и дополнений.
• Согласование и проверка Технических заданий на разработку
• Совместный контроль выполнения сроков и полноты этапов с помощью документа «Монитор внедрения»
• Опытная и промышленная эксплуатация каждого их этапов, сдача работ по этапам заказчику.

После завершения проекта (Постпроектное обслуживание):

• Организация дополнительных работ, появляющихся после запуска проекта

2. Менеджер проекта решает вопросы по поставке дополнительных лицензий на ПО и оборудование. Взаимодействует с бухгалтерией заказчика, ведет взаиморасчеты по этапам и документооборот проекта. Регулярно информирует заказчика о ходе выполнения работ, состоянии бюджета проекта.

Обязанности менеджера проекта:

• Информирование заказчика о ходе выполнения работ, состоянии бюджета проекта
• Контроль выполнения план-графика, сроков и бюджета проекта
• Взаимодействие с бухгалтерией заказчика, ведение документооборота (Выставление счетов, подготовка бухгалтерской документации, актов выполненных работ)
• По запросу заказчика – промежуточные сверки, контроль остатка часов по текущему этапу внедрения

3. Консультант-методист (на проекте может быть задействовано несколько консультантов-методистов)

Консультанты-методисты выполняют следующие виды работ на проекте – консультирование и обучение, разработку ТЗ (технических заданий) на доработку, тестирование, подготовка прототипов, заполнения данных, описание регламентов и инструкций, перенос данных из заменяемых систем.   Перед началом внедрения консультанты проводят анализ текущей ситуации в компании. Это включает в себя изучение существующих бизнес-процессов, оценку используемых систем учёта, выявление проблем и узких мест учета.   Анализ текущей ситуации поможет определить, какие изменения необходимо внести в бизнес-процессы для успешного внедрения системы.

Обязанности консультанта-методиста:

• Изучение требований заказчика к системе автоматизации, помощь в их формулировании;
• Определение, документирование и анализ бизнес-процессов заказчика;
• Сбор требований к системе, анализ требований и их непротиворечивости;
• Согласование и утверждение технических заданий с ключевыми сотрудниками заказчика;
• Настройка прототипа системы;
• Тестирование и приемка модификаций от разработчиков;
• Настройка системы в соответствии с требованиями учета заказчика;
• Настройка ролей и прав доступа пользователей к системе;
• Поддержка тестирования системы с участием членов рабочей группы со стороны заказчика;
• Подготовка документации для пользователей и администраторов системы;
• Планирование и обеспечение переноса исторических данных из унаследованных систем в систему и т. д.

4. Программист (на проекте может быть задействовано несколько разработчиков)

Программист на этапе проведения предпроектного обследования участвует в обсуждении новой функциональности, согласовывает концепцию доработок, разрабатывает новую функциональность в ходе проекта.

Обязанности программиста:

• Согласование концепции доработок с руководителем проекта и консультантом;
• Работы по программированию и разработке новой функциональности по ТЗ;
• Тестирование и отладка модифицированных модулей;
• Исправление ошибок в разработанном функционале системы;
• Взаимодействие с консультантом по тестированию новой функциональности;

Таким образом, для успешного внедрения 1С необходимо сформировать команды на стороне заказчика и интегратора, которые будут включать в себя представителей разных отделов и уровней управления. Распределение ролей и обязанностей между участниками команд позволит обеспечить эффективное взаимодействие, координацию работ и успешного внедрения проект